Hvorvidt dine hårdt indtastede oplysninger kan reddes og bruges i anden sammenhæng, tør jeg ikke svare på.
Der er nok en "computerhaj" som har løsningen på dette.

Tidligere brugte jeg megen tid på at kategorisere billederne i mapper, men havde de samme problemer som du nævner ifht hvor billedet hører bedst hjemme.
Da jeg ikke vil være afhængig af ét bestemt program eller af en mappestruktur der gør at billederne kan "forsvinde" i en forkert kategori, har jeg valgt den simpleste metode af dem alle, nemlig at navgive biledet med alle de stikord som jeg overhovedet kan slippe afsted med. F.eks: dsb_my1101_aar2014_odense_jernbanemuseet_drejeskive_remise_jubilæum.jpg
På den måde kan jeg nemt finde det jeg skal bruge ved blot at bruge søgefeltet i windows.
Så en søgning med indtastningen "my1101 odense" vil så give mig samtlige billeder af maskinen i odense, uanset årstal.

Der findes mange metoder, men denne finder jeg selv meget brugbar og det er nemt at tilføje ekstra keywords.